退職代行から連絡がきたらどうする？後悔しない企業側の対応マニュアル

企業にとっていきなり従業員が辞める事態になることは、避けたいことの一つといえる。急いで代わりの人を探さなければならず、人が足りなければ求人広告を出すことになり、時間や労力、求人費用もかかってしまう。
それでも本人が直接辞める意思を伝えてくれれば、退職理由によっては仕方がないと思うところもあるが、退職代行サービスを利用する方が増えたことで会社側としてどのように対応すればよいのかわからず、間違った対応をしてしまう人事担当者も多いようだ。

この記事では退職代行サービスから従業員が辞めるという連絡がきたときに、企業側としてどのように対処すればいいのか、ということを紹介していく。
退職代行サービスからの連絡を受けたことがある会社経営者や人事担当者は少ないかもしれないが、万が一の時に対応を間違えて後悔しないよう、ぜひ最後まで読んでもらいたい。

なぜ退職代行サービスを利用して会社を辞めるのか？

退職代行サービスから従業員が辞める連絡を受けた会社のほうでは、

と思うところだ。
しかし、辞める側からすると退職代行サービスを使って辞めるという選択をせざるを得ないケースも少なくない。自分自身で退職の話をするよりも、退職代行サービスを利用して早々に会社を辞めることを優先したほうが、後悔がないと思っているのだ。
立場が下の人が言いたいことを言えない雰囲気の会社であったり、仕事を辞めると言っても聞き入れてもらえないことが何度もあったりするような会社では、直接退職理由を伝えるのをためらってしまうだろう。

また、いわゆるブラック企業に勤める従業員が、辞めさせてもらえないかもしれない、退職理由を伝えれば逆に人格否定されて後悔する、と思って退職代行サービスを使うのは理解できることだ。
最近では、退職代行サービスの存在も知られるようになったことで、自分で退職理由の話をするよりも、多少お金を払ってでも面倒なことはやってもらおう、という人もいるにはいるが、大半はそうではない。
企業側とすれば何故だろうと思うかもしれないが、企業側に責任があることも少なくないということだ。

退職代行から連絡が来た時にやってはいけないこと

では、実際に退職代行サービスから辞めるという連絡があったとき、どのように対処したらいいのだろうか。
対応を間違えると、揉め事に発展し後悔につながることもある。ここでは連絡があったときにやってはいけないことをいくつか紹介していこうと思う。

感情的になる

まず一番気をつけなければならないことは、感情的になってしまうことだ。いきなり知らない業者から電話があって、従業員が辞めることを伝えられたことで頭にくるのは理解できるが、感情的になったところでいいことは何もなく後悔するだけだ。まずは冷静になって事態を把握し、退職理由などをあれこれ詮索するよりも、今後の対応を考えることをおすすめする。

退職を認めない

「退職理由に関わらず、本人から連絡がなければ退職を認めない」

ということを言う経営者もいるが、第三者を経由して退職の意思を伝えたのであれば退職を拒否することはできない。仮に就業規則で本人からの連絡が必要と定めていたとしても、法律のほうが優先されるので退職を認めないということはできない。

損害賠償を請求しようとする

などという理由で損害賠償を請求するようなことをいう経営者がいるが、やめたほうがいいだろう。
バックアップ体制を考えていない企業にも問題があるし、退職代行サービスを利用して退職したからと言って損害賠償が認められることはまずないからだ。かえって会社の評判を落とし後悔することになるだろう。

直接本人に連絡する

退職代行サービスを利用している時点で、その従業員は直接話をしたくないという考えがある。退職理由を知りたいと思い、いきなり本人に直接電話をしても拒否されるだけだ。連絡は退職代行サービスを通じて行い、どうしても直接話す必要があれば、退職代行サービスを通じて許可を得てから電話をする必要がある。

給料の支払いをしない

退職代行サービスを通じて辞めると言ってきた人の給料を、本人が直接取りに来ないと支払わないといったケースもあるようだ。こうした行為は、会社の評判を落とすことになって逆に後悔することになる。
給料を支払わなかったことで最悪の場合、会社が罰せられる可能性もあるため、給与を支払わないといった対応はするべきではない。

安心、迅速に進めるための退職代行、対応マニュアル

ここでは実際に退職代行サービスから連絡があった際にはどのように対応する良いのか、ということをまとめておくことにしよう。

まずは冷静に状況把握

退職代行サービスから電話を受けると、どうしても驚いてしまい、人によってはカッとなって後悔してしまうかもしれない。とりあえず、心を落ち着けて話を聞き状況を把握することに努めることだ。
誰が依頼したのか、なんという業者なのか、連絡方法はどうするのか、退職理由は何なのかといったことを、しっかりと確認しておこう。

本人からの依頼であることを確認

退職代行サービスには、弁護士や労働組合が運営するものと、一般の企業が運営するものがある。弁護士や労働組合であれば交渉できるので特に問題はないだろう。
一般の企業が運営する退職代行サービスである場合、念のために委任状などの書類を退職代行サービスから提示してもらったほうが良いだろう。

回答書を作成送付する

もし可能であれば退職代行サービスとのやり取りは、証拠が残るように文書で行うほうがいいだろう。「言った」「言わない」でもめて後悔することがないように、先方からの連絡も電話ではなく、メールやファクスといった文書でやり取りしてもらったほうが、間違いもなく進むと思われる。
ただ、メールでの対応を行っていない退職代行サービスもあるため、無理強いをして連絡が途絶えることが無いに注意が必要だ。

退職日を決定しそれまでの扱いを決める

退職代行サービスから退職したいと連絡があった後は、退職日をなるべく早く決めることが望ましい。有給休暇が残っているのであれば、有休扱いするといった形で早めに進めていくことだ。

引継ぎを依頼する

もし可能であれば、引継ぎをするよう依頼してみるといいだろう。退職理由によっては難しいかもしれないが、メモでも何もないよりはいいので、とりあえず確認してみよう。

私物や貸与品の返却

会社が貸し出していたパソコンや携帯電話、名刺などをなるべく早く返却してもらうよう依頼しておこう。本人の私物は、退職理由に関わらず、勝手に処分することができないのでどうするかを確認しておこう。送付してほしいということであれば、宅配便など記録が残る方法で早めに送付すると、後から揉めて後悔するということがないだろう。

保険や年金、離職票などの手続きをする

退職日までに保険や年金、離職票などの手続きの準備を進めておこう。退職日になった時点で速やかに手続きに入れるようにしておくと、早めに終わらせることができる。

退職代行から連絡が来るのは会社にとってメリットが多い

突然退職代行サービスから連絡が来て、従業員が辞めることになると経営者にとってはショックかもしれない。こうしておけばよかったと後悔することもあるだろう。しかし、これは悪いことばかりではない。退職代行サービスから連絡が来ることのメリットを考えてみよう。

連絡が取れるので安心

急に来なくなり連絡もつかなければ、何があったのかわからないまま会社側として対応しなければならなくなるのは状況として厳しい。貸与品の返却や私物の処理なども考えなければならない。退職の意思を伝えてくれれば、その後の対応も進めやすくなる。

会社改善のヒントになる

退職理由なども聞ければ会社を改善するきっかけとすることができるだろう。後悔ばかりでなく、ポジティブに捉えることも大事である。

まとめ

企業にとって退職代行サービスは、敵のような存在に見えるかもしれない。
しかし、退職代行サービスを使った従業員のことを考えれば、自社にも責任があり、退職の手続きは滞りなく、きちんとやる必要があるだろう。

もし、自社でそういったケースになった場合は、会社を改善するタイミングだと考えて前向きに進めていっていただくと良い。
会社を良い方向に進めるためにも本稿をマニュアルとして活用いただき、退職代行サービスに対して正しい対応をしていただければと思う。

『退職代行サービス口コミ評判ランキングTOP20』で自分にピッタリな退職代行サービスを探す