退職代行サービスを使っても退職書類はもらえるのか知りたい、という人は多いだろう。
退職代行サービスは、退職する会社へ退職意思を伝えてくれることはもちろん、退職時に発行してほしい書類の要望も伝えてくれるのだ。
要望できる書類の中には、退職後の手続きに必要な書類もあるため、必要な書類の種類も知っておく必要がある。
今回は、退職代行サービスを使っても退職書類は当然もらえること、発行してもらうべき書類、退職書類が届かない原因と対処法、そして退職代行サービスの有効活用方法を紹介していく。
【結論】退職代行を使っても退職書類はもちろんもらえる！
結論からいえば、退職代行サービスを利用して退職書類をもらうことはもちろん可能である。
退職代行サービスの具体的な内容として広く知られているのは、本人に代わって退職意思を伝えてくれる、会社に返却するものや退職手続きの確認をしてくれる、というものだろう。これは、すべての退職代行サービスに共通している内容である。
一方で、退職代行サービスには労働組合運営、弁護士運営、一般企業運営の３種類があり、労働組合と弁護士が運営する退職代行サービスであれば、退職者からの退職書類に関する要望も退職する会社へ伝えることができる。退職書類には、雇用保険被保険者証や源泉徴収票などの会社へ発行してもらうべき退職書類と、離職票や退職証明書などの必要に応じて会社へ発行を依頼すべき退職種類がある。
退職自体が初めてという人は、そもそも退職書類として何を受け取るべきなのかわからない、という人も多いだろう。
次項では、会社から受け取るべき退職書類を紹介していく。
発行が必要な書類一覧
退職代行サービスを利用するかどうかに関わらず、会社に発行を要望することができる退職書類はどのようなものがあるだろうか。
退職書類は、退職時の状況に応じて「発行してもらった方が良い退職書類」と「任意で発行を要望すべき退職書類」の2種類がある。
これらの書類を種類に分け、それぞれ紹介していく。
発行してもらった方が良い退職書類
退職書類① 雇用保険被保険者証
雇用保険番号が記載されている書類。
記載されている番号はハローワークにおける申請書、給付手続きなどで必要となる。
退職書類② 源泉徴収票
年末調整などで使われる書類。
転職先で提出しないと、年末調整で源泉税額などが正確に計算されなくなってしまい、還付金に影響がでてしまう。
退職書類③ 年金手帳
基礎年金番号が記載されている書類であり、健康保険証作成に必要となる。
会社で保管していることがあり、その場合は退職時に返却してもらう必要がある。
任意で発行を要望すべき退職書類
退職書類④ 離職票
離職票は、ハローワークにおいて失業手当給付金を申請する際に必要となる書類である。
入社時に会社が雇用保険への加入処理を行っていることが条件となっており、雇用保険に加入していない場合は離職票の発行はできないため注意が必要だ。
また、転職先が決まっていたり、離職期間がなく失業手当の申請が必要ない場合は離職票の発行は不要だ。
退職書類⑤ 健康保険被保険者資格喪失証明書
新しい会社で社会保険に加入する、または国民健康保険に切り替える手続きをするために必要な書類。
退職日の翌日から社会保険の資格は喪失するため、重要な書類ではあるが、会社に提出を求めないと発行されないことがある。
退職書類⑥ 退職証明書
退職日が記載されており、親や配偶者など、誰かの扶養に入る手続きをする際に必要となる書類。
転職をする場合には必要がない書類となるため、退職者自身が会社に対して提出を求めないと発行されないものとなっている。
退職書類⑦ 厚生年金基金加入員証
厚生年金基金に加入している場合のみ返却される書類。
受給資格を得た際には、自分で手続きをする必要があるため、退職時に受け取り、保管をしておく必要がある。
このように、「発行してもらった方が良い書類」と「任意で発行を要望すべき書類」の2種類がある。
健康保険被保険者証は「任意で発行を要望すべき書類」に部類されているが、社会保険または国民健康保険に加入する際には必要になる書類であるため、受け取り忘れないようにするべきだろう。
また、全ての書類を請求すると、受け取るまでに時間がかかってしまうことが多い。
退職時の状況に応じて、必要な書類を精査し、退職代行サービスへの要望忘れがないようにしなければならない。
退職書類が届かない原因と対処法は？
稀なケースではあるが、退職代行サービスを利用したかどうかに関係なく、会社から退職書類が届かないというトラブルが発生することがある。ここでは、そのようなトラブルが発生した際にどんな原因が考えられ、対処法はどんなものがあるのかを紹介していく。
退職書類が届かない原因① 会社からの嫌がらせ
ブラック企業に勤めていた人の場合、会社からの嫌がらせにより退職書類が届かないという可能性がある。このような場合、自力で何度も連絡して届かない退職書類を催促することは精神的に難しいだろう。
そのような場合、労働組合または弁護士が運営する退職代行サービスであれば、トラブルを避けながら届かない退職書類の催促を行うことが可能である。ただし、民間企業運営の退職代行サービスの場合は退職に関する交渉は認められておらず、退職書類が届かないからといって交渉してしまうと、非弁行為として罰則を受ける可能性がある。
退職書類が届かない原因② 繁忙期で忘れられている
退職時期が会社の繁忙期と重なっていた場合、担当者が他の業務で忙しく、退職書類が届かないということも考えられる。
そのような場合も、労働組合または弁護士の退職代行サービスであれば会社へ届かない退職書類の催促することができる。民間企業運営の退職代行サービスの場合は、「退職書類が届かない原因①」に記載しているのと同様の理由で届かない退職書類の催促を行うことはできないため注意が必要だ。
退職書類が届かない原因③ ハローワークの処理が遅れている
会社側が退職書類に関する手続きをすでに終えていたとしても、提出先となるハローワークでの処理が遅れているために退職書類の到着が遅れ、届かないという可能性もある。
基本的にハローワークは３月と９月が繁忙期といわれており、退職時期が被ってしまった場合には退職書類の発行が遅延してしまい、退職から一定期間経っても退職書類が届かない、ということもある。
この場合には、ハローワークへ直接問い合わせることで退職書類の状況を確認することができる。
退職書類が届かない原因の①②に対応できるような信頼できる退職代行サービス選びのポイントについては、下記の記事で紹介しているためぜひ参考にしてみて欲しい。
◆ブラック企業を退職するなら退職代行で！退職代行の選び方も解説
退職代行サービスの有効活用法
退職代行サービスを利用する際に、より有効に活用する方法も併せて紹介していく。
退職代行サービスを有効活用する方法としては、利用する際に行う相談において、受け取るべき退職書類が何かを相談しておくということだ。
退職代行サービスへの最初の相談時には、状況や退職の意向を伝える連絡を入れる日時、退職日を決めることが一般的だ。
この時に、次の転職先が決まっておらず離職期間がある、親の扶養に入ろうと考えている、などを併せて相談しておくとよいだろう。
相談しておけば、退職後に行う手続きの際に、どの退職書類が必要になるのか、そしてどのように使う退職書類なのかということも教えてくれるはずだ。例えば、転職先が決まっておらず失業手当の給付を希望している、という相談を行えば、離職票の発行依頼が必要、など適切な回答を得られるはずだ。
初めて退職をする場合には不安も多いため、不安に感じることやわからないことは退職代行サービスに相談しておくことをおすすめする。
また、退職日までに有給消化ができることも多いため、退職代行サービス利用前に残日数を確認し、相談時に伝えることが大事である。退職代行サービスへ初めて依頼するという場合には、下記の記事も参考にしてみてほしい。
◆退職代行とは？初めての退職代行なら必見！退職代行完全ガイド
必要な退職書類は退職代行へ忘れずに依頼を！
今回は、退職代行サービスを利用しても退職書類を受け取ることはもちろん可能であること、会社に発行してもらえる退職書類、退職届が届かない場合の原因と対処法、退職代行サービスを有効活用する方法を紹介してきた。
依頼できる内容を知っていたとしても、退職後の状況に応じて必要となる退職書類は変わってくるため、自身がどの退職書類を受け取っておくべきか知る必要がある。
退職時や転職する際にどのような手続きを行う必要があり、そのためにどのような退職書類が必要かを退職代行サービスに相談することも１つの手段である。
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